Sisäinen auditointi yrityksen kehittämisen moottorina

Onko sisäinen auditointi “pakkopullaa” vai valtatie yrityksenne kehittämiseen?

Nyt lähti laadun sekatyömiehen mopo keulimaan jo heti ensimmäisessä lauseessa. Kehittämisen valtatie yrityksessänne – juhlava ilmaus. Totta kai kehittämistä ja kehittymistä tapahtuu jatkuvasti arjessa. Mutta voisiko sisäisen auditoinnin valjastaa sellaisilla elementeillä, että se on positiivinen juttu? Vastaan, että voisipa hyvinkin.

Minun ajatusmaailmassani sisäisen auditoinnin painopiste on ihmisten kohtaamisessa työnsä ääressä. Näihin hetkiin pitää lyödä sellainen fiilis, että tilanne on välitön, turvallinen ja ideoita salliva.

Mutta otetaan tähän kohtaan blogia yhteenveto.

ISO 9001:2015 standardi sanoo sisäisestä auditoinista näin: “Organisaation tulee toteuttaa sisäisiä auditointeja suunnitelluin aikavälein antamaan tietoa siitä, että laatujärjestelmä täyttää organisaation omat vaatimukset ja ISO 9001:2015 standardin vaatimukset, ja että laatujärjestelmä on tehokkaasti käytössä ja ylläpidetty.”

Sisäinen auditointi koostuu neljästä vaiheesta:

• Suunnittelu ja valmistautuminen
• Järjestelmäosuus, jolloin tarkistetaan dokumentaation ajantasaisuus
• Haastatteluosuus, jolloin käydään kysymys- ja haastattelulistojen avulla keskustelut prosessinomistajien ja henkilöstön kanssa
• Raportointiosuus, jolloin tapahtuu havaintojen, poikkeamien ja kehityskohteiden kirjaaminen sekä korjaavien ja ehkäisevien toimenpiteiden suunnittelu

Perinteisesti sisäisessä auditoinnissa katse on voinut olla ehkä liiaksikin dokumentaatiossa. Siirtäisin katseen kehittämiseen.

Lisää paukkuja kohdan 3 haastatteluosuuteen

Ohjaavatko etukäteen laaditut tiukat kysymyslistat liikaa auditoijaa varmistamaan muodollisia asioita? Kysymykset voivat mennä tyyliin: mistä löydät työhösi liittyvät ohjeet, minne kirjaat poikkeaman, kuinka versioit dokumentit.

Hyviä kysymyksiä, mutta katse on DOKUMENTEISSA. Ei toiminnoissa.

Tässä muutama asia, joihon itse panostan, kun valmennan asiakkaitani sisäiseen auditointiin.

A. Panosta haastatteluhetken ilmapiiriin

Sopiva määrä small-talkia aluksi. Anna ihmisen kertoa vapaasti työstään. Hän kertoo usein jo ennen mitään kysymyksiäkään, missä asioissa on parannettavaa.

Ja entäpä, jos ensimmäinen kysymys olisikin tunnistaa asioita, jotka ovat menneet hyvään suuntaan viimeisen 6 kuukauden aikana. Aukeaisiko siitä positiivinen kierre juttuhetkelle?

Nyt kun ISO 9001 uudistui, niin painopiste on entistä enemmän asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa. Totta kai silloin kysytään se, tietääkö työntekijä yhteiset tavoitteet. “Ovatko johto ja esimiehet osanneet viestiä tavoitteet ymmärrettävästi?”

B. Löydä kehittämiskohteet

Siirrä katse pois pilkun viilaamisesta kehittämiseen.

“Kuinka kehittäisit omaa työtäsi?” Tämä on juttuhetken tärkein kysymys.

Työntekijöiltä tulee arjessa kiinni olevia pieniä kehittämisideoita, jotka on helppo panna välittömästi toteutukseen tai ottaa vakaasti harkittavaksi.

C. Priorisoi ajatuksella tehtävälistalle tulevat asiat

Kaikki asiat eivät ole yhtä tarkeitä.

Kriittiset ja tärkeät asiat ensin kuntoon. Selkeä lista, josta selviää:

• Kuka tekee
• Mitä tekee
• Milloin oltava valmista
• Miten tiedotus ja viestintä
• Kenelle raportointi

D. Viesti henkilöstölle selkeästi auditoinnin tuloksista

Ihmiset lähtevät mukaan muutokseen ja tuovat oman panoksensa kehittämiseen, kun tieto liikkuu.

Tiedotteessa voi aivan hyvin jakaa kiitoksia parhaista ideoista, joita auditoinnissa henkilöstöltä saatiin. Kannustusta ja kiitosta ei ole koskaan liiaksi meidän arjessamme.

Menestystä sinulle auditointien vaikuttavuuden parantamiseen. Älä jää muodollisen standardin seuraamisen orjaksi. Maalais- tai kaupunkilaisjärjen käyttö on sallittua.

Blogin kirjoittaja

Blogin kirjoittaja on laadun sekatyömies ja Ceriffi Oy:n toimitusjohtaja.
Sähköposti: mikko.kettunen@ceriffi.fi, puhelin: 045-164 5778.

Osta valmiita mallidokumentteja Ceriffin verkkokaupasta

Ceriffi Oy:n julkaisema sisäisen auditoinnin suunnitelma on ostettavissa Ceriffin verkkokaupasta.
Siirry dokumenttien verkkokauppaan tästä.