Älä jätä havaintoja hyödyntämättä

Laita havaintojen ohjaus kuntoon – se on yrityksesi kannattavin investointi ikinä!

Miten teillä hyödynnetään henkilöstön havainnot toiminnasta työnne tehostamisessa ja laadun parantamisessa? Jos vastus on ”no eipä juuri mitenkään”, älä ole huolissasi. Todennäköisesti myöskään kilpailijasi ei ole hyödyntänyt tätä ehkäpä halvinta ja nopeinta tapaa hävittää hukkaa, tehostaa toimintaa, parantaa laatua ja työhyvinvointia sekä asiakasuskollisuutta. Tähän lopputulemaan olen tullut kohdatessani urallani satoja eri toimialajoen yrityksiä sekä viedessäni ilosanomaa havaintojen keräämisestä ja ohjaamisesta liittyen joko johtamisjärjestelmiin (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001) tai lean-projekteihin.

Koen ajoittain epätoivoisia tuntemuksia tästä yleisesti vallitsevasta tilasta liittyen arjen havaintojen hyödyntämiseen prosessien parantamisessa yrityksissä ja organisaatiossa. Nätisti sanottuna turhauttaa, kun samoja virheitä toistetaan kerta kerran jälkeen yrityksissä ja organisaatiossa ja juurisyyt jäävät tunnistamatta ja poistamatta prosesseista.

Miksi henkilöstön havaintojen hyödyntäminen toiminnan parantamisessa ja tehostamisessa on vaikeaa? Tyypilliset yrityksille ja organisaatioille haasteita aiheuttavat seikat ovat seuraavanlaisia:

1. Johdon sitoutuminen
   Johdon aito sitoutuminen havaintojen hyödyntämiseen prosessien tehostamisessa ja laadun parantamisessa puuttuu. Koska johto ei edellytä ja näytä esimerkkiä, eivät muutkaan sitoudu havaintojen tekemiseen ja ohjaamiseen. Useasti havaintojen käsittely on viety sille tasolla, että ISO-standardien vaatimukset saadaan rimaa hipoen täytettyä, mutta todellinen hyödyntäminen johtamisessa ja kehittämisessä puuttuu.
2. Henkilöstön asenne
   Aina ei hirveästi nappaa tehdä kehitystä. Asiat saavat joskus hämmästyttäviä mittasuhteita, kun halutaan kehittää toimintaa ja väärinymmärtämistä – niin tahallista kuin tahatontakin. Yleensä hyvä viestintä, selkeät tavoitteet ja tarvittaessa kehityksen palkitseminen saavat viimeistään henkilöstön mukaan oman työnsä kehittämiseen. Eli asia peilautuu kohtaan 1.
3. Havaintojen ohjauksen manuaalisuus ja paperit
   Tyypillistä havaintojen käsittelyssä on digitalisaation matala hyödyntämisen aste. Ollakseni rehellinen, ei yhdessäkään yrityksessä, jossa havaintoja käsitellään paperilla / Wordeilla / Exceleillä / sähköposteilla hyödynnetä kuin jäävuoren huippua siitä kehittämispotentiaalista, mitä havaintojen ohjaukseen liittyy. Manuaalinen käsittely nostaa kynnystä ryhtyä tekemään havaintokirjaus, koska sen käsittelykin ottaa aikaa, joka mitataan enneminkin tunneissa kuin minuuteissa tai sekunneissa. Manuaaliseen havaintojen käsittelyyn törmää usein ISO 9001-, 14001-, 45001-järjestelmien parissa, joissa standardin vaatimus saadaan täytettyä, mutta tehokkuus ja vaikuttavuus jää puuttumaan.
4. Kankeat järjestelmät
   Monesti tiedonkeruuseen ja -käsittelyyn havaintojen osalta yritetään taivuttaa yrityksen ERP-järjestelmää tai jotain muuta viestintäjärjestelmää kuten Whatsappia, Slackia tms. Tuloksena on osittain toimiva tapa mutta jälleen asia jää puolitiehen joko havainnon tekemisen nopean kirjaamisen osalta (ERP:t) tai sitten puutteellisen käsittelyn ja ohjaamisen sekä tulosten koostamisen osalta (ERP:t, Whatsapp ja muut pikaviestintäsoftat). Moni softa tuottaa havainnosta PDF:n, joka nähdään oivana ratkaisuna havainnon ohjaamisessa. Todellisuudessa tämä vain katkaisee havainnon automaattisen ja digitaalisen käsittelyn ja aiheuttaa turhaa työtä. Tällöin digitaalisuutta hyödynnetään vain dokumentoinnissa mutta todellinen havainnon käsittely ja ohjaus siirtyy manuaaliseksi ja usein katkeaa tyystin.
5. Tulosten viestintä pettää
   Tuloksia ei muisteta viestiä systemaattisesti henkilöstölle. Useasti kuulen henkilöstöltä yrityksissä, että ”mitäköhän niille meidän tekemille havainnoille kuuluu?”. Henkilöstön odotustila on korkea, sillä epäkohtiin prosesseissa halutaan muutoksia ja havaintojen kirjaaminen ja käsittely nähdään valona tunnelin päässä. Henkilöstö tarttuukin havaintojen tekemiseen aktiivisesti, etenkin, jos niiden kirjaaminen on helppoa. Älä mokaa silloin käsittelyä ja tulosten viestintää!

Jos haluat saada havaintojen käsittelyn toimimaan, siihen pitää ottaa työvälineet, jotka mahdollistavat seuraavat kriittiset asiat:

• Koko henkilöstön pitää pystyä osallistumaan havaintojen tekemiseen.
• Havainnon nopean kirjaamisen heti havaitessa reaaliaikaisesti puhelimella, tabletilla tai tietokoneella. Mikäli havainto saadaan dokumentoitua 30 sekunnissa, aletaan olla toimivassa kirjaamisessa.
• Havaintoon tule pystyä liitämään kuvaa ja videota.
• Havainnoista pitää menne välittömästi tieto vastuuhenkilöille.
• Yksittäisen havainnon käsittelyyn pitää pystyä ottamaan henkilöitä vapaasti niin omasta organisaatiosta kuin tarvittaessa toimittajien, alihankkijoiden tai asiakkaiden parista.
• Havainnot ja toimenpiteet pitää pystyä kohdistamaan automaattisesti prosesseihin tai muihin oleellisiin seikkoihin kuten asiakkaisiin, toimittajiin, yksiöihin, tuotteisiin, palveluihin ja niin edelleen.
• Havainnosta ja niiden aiheuttamista toimenpiteistä tulee saada kohdistetut raportit automaattisesti esim. prosesseittain, asiakkaittain, tuotteittain.
• Tulosten koostaminen ja viestintä tulee olla helppoa ja kohdistettavissa.
• Havainnon käsittelyn tulee täyttää ISO 9001-, ISO14001- ja ISO 45001 -vaatimukset

Nämä yllä olevat tarpeet ja vaatimukset ovat olleet ohjenuoranamme, kun olemme kehittäneet omia palveluitamme ja Ceriffi Check® -järjestelmää havaintojen käsittelyyn ja ohjaamiseen.

Ratkaisu

Kiitos että jaksoit lukea tänne asti! ”Tavoite ilman menetelmää on julma”, kuten laatuguru Edvard Deming tapasi todeta. Mikäli asia kiinnostaa ja haluat hypätä niiden harvojen yritysten joukkoon, joilla henkilöstön havainnot arjesta johtavat todennettuihin prosessien parannuksiin, niin tässä sinulle ratkaisu:

1. Soita meille (Martti 045 164 5799, Samuli 50 592 3958, Mikko 045 1645778)
2. Määritä yrityksen prosessit ja niille omistajat, jos näitä ei ole aikaisemmin tehty.
3. Ota Ceriffi Check® käyttöön (järjestelmän käyttökustannus vuositasolla 360–2000 € riippuen yrityksen koosta).
4. Aseta tavoitteet:
   1. havaintojen määrälle ja henkilöstön osallistumiselle – tyypillisesti alkuun haetaan määrää, että saadaan ihmiset osallistumaan ja kun havaintojen tekeminen toimii, niin määrän sijaan voidaan tavoitteeksi nostaa havaintojen laatu.
   2. havaintojen käsittelyprosessin läpimenoajalle – yleensä kriittisyyden mukaan 1-3 viikkoa on hyvä tavoiteaika havaintojen käsittelylle
5. Suunnittele tavoitteiden viestintä ja henkilöstön koulutus järjestelmään.
6. Lataa Ceriffi Check® Google Play -sovelluskaupasta tai AppStoresta puhelimille ja tableteille, joilla havaintoja on tarkoitus tehdä.
7. Kouluta henkilöstö havaintojen tekemiseen. Diginatiivi ottaa kopin asiasta noin minuutissa ja papereilla havaintoja tehneen sukupolven sisäänajo ottaa 10 minuuttia ja parin harjoituksen tekemisen.
8. Nyt havaintoja (poikkeamat, kehitysehdotukset, hyvät käytänteet, läheltä piti -tilanteet, hukka yms.) alkaa sadella. Varmista, että havainnot käsitellään ja tuloksista sekä toimenpiteistä viestitään henkilöstölle.
9. Ota mukaan alihankkijat, toimittajat ja asiakkaat. Nyt kun homma toimii jo omalla tontilla, saadaan prosesseihin radikaaleja parannuksia, kun havaintojen ohjaus, käsittely ja tulosten viestintä kattaa koko ketjun. Tämä onnistuu Ceriffi Checkin avulla siinä ajassa, kun saat kirjoitettua yrityksen ulkopuolisen henkilön sähköpostin.
10. Nauti jatkuvasti paranevasta toiminnasta, kasvavasta asiakastyytyväisyydestä sekä parantuvasta työhyvinvoinnista, jonka henkilöstön osallistaminen, läpinäkyvyys ja turhan työn vähentäminen saa aikaan!

Katso lisää Ceriffi Check® -sovelluksen tuotesivuilta: www.cerifficheck.com.

Blogin kirjoittaja

Martti Blomberg
martti.blomberg@ceriffi.fi
Puh. +358 45 1645799