Kokemuksia metalliyritysten CE-merkinnästä

Olen saanut olla auttamassa suomalaisia metallialan yrityksiä CE-merkintään liittyvissä asioissa vuoden 2013 alusta lähtien. Pääasiassa olen tehnyt työtä yrityksessä vuokrattuna projektipäällikkönä. Tällä hetkellä olen auttanut 17 metalliyritystä, joista 12 yrityksessä olen tehnyt töitä projektipäällikkönä. Lopuissa yrityksissä työmenetelmät ovat olleet keveämpää koulutusta ja konsultointia.

Yritän tässä blogissa kertoa niistä CE-merkintään liittyvistä vaiheista, jotka itse näen tärkeäksi FPC-manuaalin laatimisessa. Kuvaan tässä jutussa myös seikkaperäisesti omia työmenetelmiäni. Tyypillisesti toimeksianto kestää 3-5 päivää sisältäen sertifiointiauditointiin osallistumisen ja poikkeamien sulkemisen.

Aloituspalaveri

Olen kääntänyt viimeisimmissä jutuissani asiat ylösalaisin. Ensimmäisenä työnä laadimme yhdessä yrityksen vastuuhenkilöiden kanssa sertifiointihakemuksen.

Miksi toimin näin? Hakemus selkeyttää käsitystä siitä, mitä asioita kokonaisuuden kannalta tulee olla huomioituna ja kunnossa. Oleellisia asioita ovat mm. toteutusluokka (EXC2 vai EXC3), käytettävät materiaalit ja hitsausprosessit, hitsauskoordinaattori ja hänen varamiehensä sekä mitä ilmoitusmenettelyä käytetään (Menetelmä 2 vai 3a). Käytän yhden ilmoitetun laitoksen mallipohjaa, mutta en millään muotoa ohjaa asiakasta käyttämään heidän palveluitaan.

Aloituspalaverissa sovittavia asioita ovat muun muassa yrityksen vastuuhenkilöt, aikataulu, työskentelytavat, etätyönä tehtävät asiat ja minun työaikani paikan päällä yrityksessä. Aloituspalaverissa päätetään myös tarvittavien standardien hankinnasta.

Aloituspalaveri voidaan pitää yrityksessä tai etäneuvotteluna. Aina parempi, jos aloituspalaveri voidaan pitää yrityksessä, jolloin pääsen tutustumaan ympäristöön, tuotantoon ja ihmisiin kasvotusten. Nykyään lähes poikkeuksetta aloituspalaveri on pidetty etäyhteydellä. Tässä ei ole ollut mitään ongelmaa. ”Toimii kuin junan vessa.” Olen käyttänyt nettineuvottelua työssäni jo yli 10 vuotta.

Nettikokouksilla tehoa työskentelyyn

Nettikokouksissa käymme aluksi nopeasti ja ohjatusti läpi prosessikartan laatimisen, ydin- ja tukiprosessien määrittämisen ja nimeämme vastuuhenkilöt (prosessinomistajat).

Nettikokouksissa määritämme muutamat oleelliset prosessit ja kuvaamme työnkulun. Minä toimin pikakirjoittajana ja sihteerinä. Tyypillisesti tällainen istunto kestää 45-90 min. Tämä aikataulu sopii hyvin useimmille yrittäjille, koska aikaa jää tuloksen tekemiseen ja arjen töihin.

Nettikokouksissa syntyy nopeasti muutamat liitelomakkeet: Organisaatio, Dokumentit ja tallenteet, Suoritustasoilmoitus, CE-merkintä.

Hyödynnän valmiita lomakepohjia, joista osa on Teknologiateollisuuden mallipohjia. Iso osa dokumenteista on minun omia tai asiakkaideni kanssa kehittämiä. Tämä on kiihdytyskaista yritykselle. Voimme keskittyä sisältöön. Lomakkeet ovat jo valmiina. Säästämme aikaa ja rahaa.

Kun prosessit on määritetty ja muutamat liitelomakkeet valmiita, niin kirjoitan 1 version FPC-manuaalista eli yrityksen tuotannon laatujärjestelmästä. Tämä on helposti editoitava valmis WORD-muodossa oleva mallipohja.

Dokumenttien hallinta selkeäksi

Yhteisessä dokumentinhallinnassa voidaan käyttää montaa eri mallia. Originaalit tiedostot voivat sijaita minun kiintolevylläni, asiakkaalla voi olla oma pilvipalvelu tai käyttöön voidaan ottaa vaikkapa Googlen Drive. Minä opastan asiakasta tilien luomisessa ja kaikessa tietotekniikkaan liittyvässä. Olen käyttänyt lukuisia erilaisia pilvipalveluita tässä vuosien varrella. Tätä asiaa ei kannata pelätä. Yhteinen pilvipalvelu projektin rakentamisessa voi olla fiksu ratkaisu.

Minulla on Lead Auditor pätevyys ja teen sopimusauditointeja ISO 9001 järjestelmiin liittyen. Olen nähnyt vuosien saatossa selkeitä, mutta myös erityisen sekavia dokumentointijärjestelmiä. Uskallan väittää, että osaan auttaa sellaisen laatujärjestelmän laatimisessa, jota voi jatkossa kohtuullisen helposti ylläpitää ja hyödyntää.

Hitsauskoordinaattorin vastuu

Kun asiat alkavat olla enemmän ”hahmollaan” alamme työstää hitsauskoordinaattorin ja vastuuhenkilöiden kanssa tuotantoon, valmistukseen ja nimenomaan hitsaukseen liittyviä yksityiskohtia.

Mikäli yrityksellä on itsellään käytössä todella osaava koordinaattori, niin asiat etenevät nopsaan. Mikäli koordinaattori ei ole vielä kovin hyvin perillä EN 1090-1 ja EN 1090-2 standardien vaatimista asioista, niin hyödynnän yhteistyökumppanimme Itä-Suomen Hitsaustaito Oy:n [Linkki: http://www.hitsaustaito.fi/] Mikko Mutasen osaamista. Mikko antaa omalla rauhallisella tavallaan pikakoulutuksen hitsauskoordinaattorin työhön liittyvistä teknisistä yksityiskohdista.

FPC-manuaalin oleellisimmat asiat ovat mm. valmistettavien tuoteperheiden määrittely, rakenteellisen suunnittelun prosessi, alihankinnasta ostettavat palvelut, hitsauksen koordinointi, miesten luokkapätevyydet, hitsausohjeiden käyttö (WPS, Welding Procedure Specification), ainestodistuksen käsittely, materiaalinkäsittely ja valmistuksessa tehtävät tarkastukset.

Tehdaskierros ja henkilöstön koulutus

Kun päälinjat dokumentaatiosta on valmiina ja yrityksen avainhenkilöt ovat omaksuneet perusasiat, on aika pitää koko henkilöstön laatukoulutus. Minun vetämänä koulutus kestää tyypillisesti 3 tuntia. Tässä ajassa käymme läpi laadunhallinnan perusteita, EN 1090 standardin vaatimuksia, työntekijän oikeuksia ja velvollisuuksia. Koulutus on vuorovaikutteinen ja jokainen osallistuja pääsee avaamaan suunsa. Olen saanut hyvää palautetta pitämistäni koulutuksissa. Koen itsekin, että olen tässä asiassa parhaimmillani. Peruskoulutuspaketti on minulla valmiina suomeksi, englanniksi ja viroksi. Voin vetää koulutuksen suomeksi tai englanniksi.

Henkilöstökoulutuspäivänä jää aikaa 4 tuntia tsekata yrityksen tuotantotilat, varastonhallinta, hitsauslisäaineiden käsittelytilat ja muut oleelliset asiat. Jos yrityksen käytössä on oma ERP-ohjelmisto eli tuotannonhallinnon ohjelmisto, niin sitä kannattaa hyödyntää mm jäljitettävyyteen liittyvissä asioissa.

Laatupoikkeamien ja asiakaspalautteen käsittely

Tämä on sellainen rasti, joka kannattaa panna toimimaan kunnolla. Kun poikkeamien käsittely toimii jämäkästi, niin laatujärjestelmä alkaa tuoda rahaa yrityksellenne. Sählääminen vähenee, hukkatyö poistuu ja virheistä opitaan.

Jotta poikkeamakäsittely lähtisi pelaamaan kunnolla, niin se vaatii esimiesten esimerkin. Tällä kokemuksella sanoisin, että jonkinlaisia kulttuurieroja voi olla. Venäjältä ja Baltian maista tulevat työntekijät eivät välttämättä uskalla omia mokiaan tunnustaa. Mutta tähänkin asiaan voidaan vaikuttaa nimenomaan henkilöstökoulutuksessa.

Alkutarkastus ja auditointiin valmistautuminen

Jos asiakas haluaa, niin kilpailutan ilmoitetun laitoksen palvelut. Kilpailutuksen perusteella laadin tarjousvertailun ja asiakas tekee itsenäisesti päätöksen. Suomessa palveluita tarjoavat VTT, Dekra, Inspecta ja DNV.

Tyypillisesti noin 1-2 viikkoa ennen auditointia lähetän ilmoitetulle laitokselle esitietolomakkeen ja tarvittavat liitteet laatujärjestelmästä. Sen jälkeen ilmoitetulta laitokselta tulee auditointiohjelma. Auditoinnin nimi on Alkutarkastus.

Alkutarkastus eli sertifiointiauditointi

Auditointipäivässä on hyvä olla aloituskokouksessa paikalla kaikki vastuuhenkilöt. Päivän aikana auditoija asioi pääasiassa laatuvastaavan ja hitsauskoordinaattorin kanssa. Tarvittaessa paikalle voidaan pyytää muita vastuullisia.

Alkutarkastuksessa käydään auditointiohjelman mukaisesti asiat läpi ja katsotaan ensimmäisellä kerralla pääosin laatujärjestelmän dokumentaatio, vastuisiin ja henkilöstön pätevyyteen liittyvät asiat.

Tyypillisesti aamupäivä menee papereiden parissa ja iltapäivällä tapahtuu tuotannon tarkastus. Alkutarkastus kestää tyypillisesti 8:30 – 15:30 ja päättyy loppukokoukseen, jossa käydään läpi auditoijan havainnot, poikkeamat ja kehitysehdotukset.

Minun roolini alkutarkastuksessa on se, että avustan yrityksen edustajia auditoinnissa. Joissakin tapauksissa kirjaan havaittujen poikkeamien vaatimat asiat siltä istumalta laatujärjestelmään.

Poikkeamien sulkeminen

Auditoija antaa loppuraportin yhteydessä listan havaitsemistaan poikkeamista.

Tyypillisesti poikkeamat ovat helposti korjattavia täsmennyksiä olemassa oleviin ohjeisiin. Itselläni poikkeaman sulkemiseen kulunut aika on ollut tyypillisesti 20-40 min/poikkeama. Ja tässä ajassa on kirjattu asiat poikkeamalomakkeelle, tehty muutokset yrityksen latujärjestelmään ja keskusteltu asiat selviksi yrityksen vastuuhenkilöiden kanssa.

EN 1090 sertifikaatti

Tämä on aina sykähdyttävä hetki, kun päätös sertifikaatin myöntämisestä saapuu. Tyypillisesti tämä sertifiointipäätös tulee 1-4 viikon sisällä siitä hetkestä, kun poikkeamat on hyväksytysti suljettu.

Suosittelen yritykselle, että viinerikahvit voisi ainakin juoda ja palkita itseään. Rohkeimmat voi läpsytellä yläfemmoja keskenään!

Suoritustasoilmoitus ja CE-merkintä

Kun yrityksellä on EN 1090 sertifikaatti, niin sillä on lupa laatia suoritustasoilmoitus ja CE-merkintä. Tämä on tyypillisesti sellainen rasti, jossa autan yritystä ensimmäisten projektitoimituksen yhteydessä.

Ja tästä eteenpäin yrityksellä on latu auki tuoda tuotteitaan markkinoille Suomessa ja EU:ssa.

Kurinalaisuus tallenteiden hallinnassa

Jotta homma ei tuntuisi liian helpolta, niin nyt alkaa arki. Yrityksen tulee olla todella kurinalainen tallenteiden hallinnassa. Tallenteet ovat näyttöä siitä, että yritys toimii omien ohjeidensa mukaisesti. Näitä tallenteita ovat siis katselmointipöytäkirjat, tarkastusraportit ja poikkeamat. Seuraavana vuonna tarkastaja katsoo nimenomaan näitä laatutallenteita.

Tämä asia hoituu kyllä, koska osaaminen ja ymmärrys järjestelmän pyörittämisestä on siirretty minun toimesta yrityksenne vastuuhenkilöille.

Tuki yritykselle jatkossakin

Tuen asiakasyrityksiäni projektin jälkeenkin. Olen puhelimella ja sähköpostilla tavoitettavissa. Tiedotan muutoksista ja alan uutisista.

Ota yhteyttä

Keskustellaan yhdessä, kuinka voisin auttaa teidän yritystänne.

Mikko Kettunen, Laadun sekatyömies
Sähköposti: mikko.kettunen@ceriffi.fi
Puhelin 045-164 5778
Tai jätä tarjouspyyntö tästä.